Organizzazione istituzionale

Responsabile del Settore: Dott. Giovanni Lombardi
Responsabile della U.O. SEGRETERIA E STAFF DEL SINDACO - Claudia Avanzini  
Tel. 010 9170231
e-mail: segrsindaco@comune.cogoleto.ge.it
  • SEGRETERIA DEL SINDACO
  • ORGANIZZAZIONE ISTITUZIONALE E GEMELLAGGI
  • SERVIZI AMMINISTRATIVI DI BASE

Come contattarci

Centralino 010 9170 1
Posta Elettronica Certificata: protocollo@pec.comune.cogoleto.ge.it

Riceve il pubblico il lunedì dalle ore 15:00 alle ore 17:30 e il giovedi dalle 9.00 alle 12.30

 

Il Settore aggrega competenze molto ampie e diversificate, sostanzialmente riconducibili allo sviluppo organizzativo interno della struttura comunale e allo sviluppo dei processi di comunicazione interna ed esterna.
Si tratta di un Settore che opera a stretto contatto con gli organi di governo e che esplica servizi di supporto alle altre strutture organizzative dell'Ente quali il servizio di protocollazione - notificazione a mezzo messi e include anche la gestione del servizio di centralino.

  • SEGRETERIA DEL SINDACO
  • ORGANIZZAZIONE ISTITUZIONALE E GEMELLAGGI
  • SERVIZI AMMINISTRATIVI DI BASE
    • UFFICIO PROTOCOLLO-MESSI COMUNALI
    • CENTRALINO

Il Settore  Organizzazione Istituzionale svolge compiti di assistenza e supporto ad ogni attività o iniziativa del Sindaco e degli Assessori nelle loro funzioni istituzionali e di rappresentanza. Qui di seguito la descrizione delle competenze di una parte del Settore, mentre  sara' possibile aprire un'altra pagina per le competenze residue.

Segreteria particolare del Sindaco.

Promuovere l’immagine dell’Amministrazione e del Sindaco sia garantendo il coordinamento e il controllo della comunicazione istituzionale all’esterno nonché del corretto flusso informativo tra l’Amministrazione e i cittadini.

  • Assicurare il corretto espletamento delle funzioni istituzionali di rappresentanza, nel rispetto di normative e regolamenti in vigore.
  • Garantire una efficace e trasparente comunicazione verso la città, migliorando la qualità della risposta ai cittadini, assicurando il costante controllo dei “prodotti” erogati, individuando ottimali modalità e mezzi della comunicazione, anche in senso innovativo.
  • Fornire supporto e assistenza al Sindaco nell’elaborazione di documenti, nonché nella selezione e nella scelta delle occasioni cui presenziare e nella costruzione dell'agenda del Sindaco e del ricevimento del pubblico per colloqui con il Sindaco e in alcuni casi con altri Amministratori, fra cui  la cura dei rapporti con la Giunta, i singoli Assessori e  attività di supporto agli Organi Istituzionali per lo svolgimento delle funzioni di competenza
  •  Supporto delle relazioni esterne del Sindaco con le Istituzioni, gli Enti, le Società,  Aziende e la Cittadinanza, avvalendosi di strumenti in dotazione: contatto personale, telefonia, corrispondenza cartacea ed elettronica e gestione e disbrigo della corrispondenza personale del Sindaco e della sua comunicazione istituzionale; 
  • Collaborazione organizzativa del cerimoniale nonché delle funzioni di rappresentanza
  • Tenuta dei fascicoli relativi ai problemi di particolare importanza e interesse o ricorrenti.
  • Elaborazione (o ricezione da parte degli uffici competenti per materia), registrazione, raccolta degli atti (decreti, ordinanze     ordinarie, ordinanze contingibili ed urgenti, direttive, circolari, ecc.) di competenza del Sindaco e relativo iter.
  • Formalizzazione, registrazione, raccolta degli atti (determinazioni, disposizioni, proposte di deliberazioni, ecc.) di competenza e relativo iter.
  • Reperimento pratiche, notizie e quanto comunque serve al Sindaco per partecipare a riunioni amministrative
  • Assistenza al Sindaco nella gestione della corrispondenza che perviene al Comune e smistamento agli assessorati competenti.
  • Istruttoria delle interrogazioni rivolte al Sindaco dai consiglieri comunali mediante acquisizione di informazioni e documentazioni da parte dei competenti Assessorati.
  • Gestione delle emergenze in collaborazione con l'Ufficio Comunale di Protezione Civile, il Comando Vigili Urbani e gli altri uffici comunali competenti  nonché con enti esterni.
  • Disbrigo corrispondenza personale del Sindaco.
  • Predisposizione e invio di messaggi del Sindaco (augurali, di ringraziamento, di solidarietà, condoglianze, ecc.)
  • Tenuta archivio personale del Sindaco, con esclusione corrispondenza ufficiale
  • Presentazione al Sindaco degli inviti a manifestazioni, cerimonie, convegni, ecc.,  di particolare rilievo o, comunque, di conosciuto interesse del Sindaco; compito di informare gli interessati circa la partecipazione o meno del Sindaco; consegna degli inviti all'addetto alla Agenda degli impegni del Sindaco per la relativa annotazione.
  • Ricevimento del pubblico per richieste di colloqui, di interventi o di interessamento del Sindaco a particolari problemi personali o familiari.
  • Segnalazione al Sindaco, per le vie brevi, di notizia di stampa di rilevante interesse per l'Amministrazione Comunale, di fatti in particolare gravità avvenuti in città e di avvenimenti relativi ad autorità e personalità cittadine.
  • Assolvimento di ulteriori eventuali incarichi particolari affidati al Sindaco.

Organizzazione missioni ufficiali.

  • Organizzazione dei viaggi per motivi istituzionali e delle missioni ufficiali sia in territorio nazionale che all'estero e della partecipazione a convegni, incontri e simili.
  • Preparazione delle richieste di anticipazioni all'Economo, presentazione dei rendiconti e relativa reintegrazione a missione compiuta.

Predisposizione dei provvedimenti amministrativi.

  • Elaborazione delle proposte di deliberazione della Giunta e del Consiglio Comunale di competenza
  • Elaborazione delle determinazioni e di altri provvedimenti di competenza
  • Elaborazione dei provvedimenti sindacali

Nomine e deleghe del Sindaco.

  • Predisposizione, nel rispetto dei relativi indirizzi definiti dal Consiglio Comunale, dei provvedimenti di designazione e nomina dei rappresentanti del Comune preso enti, aziende ed istituzioni, e relativo iter.
  • Tenuta e aggiornamento del Registro delle nomine del Sindaco.
  • Predisposizione dei provvedimenti di nomina e revoca degli Assessori comunali e relativo iter.
  • Tenuta e aggiornamento dello scadenziario degli organi monocratici e collegiali, comunali e aziendali.
  • Cura dei rapporti con gli uffici comunali e con le Societa’ partecipate al fine del costante aggiornamento dei dati attraverso documenti e informazioni.

Comunicazione pubblica.

  • Cura dell'immagine istituzionale e rappresentativa del Sindaco.
  • Coordinamento delle attività di pubbliche relazioni del Sindaco. .
  • Organizzazione e cura delle iniziative e convegni di competenza.
  • Pubblicizzazione iniziative del Comune.
  • Organizzazione e preparazione delle iniziative  di fine anno del Sindaco.
  • Accoglienza di scolaresche in visita guidata al Comune.
  • Diffusione di comunicati stampa e, più in generale,informazioni radio-televisiva, conferenze stampa, incontri ed eventi stampa;
  • aggiornamento pagine  di competenza su sito  web  comunale;

Cerimoniale e gemellaggi

  • Tenuta dei rapporti con i Paesi gemellati – iniziative correlate – atti e provvedimenti del Sindaco e degli Assessori Delegati
  • Cura della rappresentanza dell'Ente nelle cerimonie e manifestazioni cittadine e nazionali.
  • Gestione dell'organizzazione di eventi ufficiali, cura del protocollo,
  • Tenuta e aggiornamento del cosiddetto "Albo delle Autorità" che contiene elenchi e indirizzi di autorità, rappresentanti istituzionali di enti, etc. da invitare alle cerimonie ufficiali.
  • Esame e istruttoria, secondo le direttive emanate dal Sindaco, delle richieste pervenute da enti, associazioni pubbliche e private per manifestazioni da tenersi ed eventuale collaborazione per la relativa organizzazione.
  • Conservazione del distintivo del Sindaco (fascia tricolore con lo stemma della Repubblica e lo stemma del Comune).
  • Partecipazione del gonfalone della Città a manifestazioni pubbliche .
  • Istruttoria per richieste di patrocinio da rivolgere al Presidente della Repubblica, del Presidente del Consiglio e di altri membri del Governo o di altre autorità per manifestazioni particolarmente significative promosse dall'Amministrazione Comunale.
  • Cura dell'esposizione della bandiera della Repubblica e quella dell'Unione Europea nelle ricorrenze indicate dalla legge.
  • Assistenza al Sindaco nell'attività di rappresentanza in occasione di incontri istituzionali.
  • Tenuta e gestione del "Calendario delle ricorrenze" in cui sono annotate le ricorrenze civili e religiose, feste nazionali e locali, commemorazioni, ecc. nelle quali il Sindaco è solitamente impegnato. ,
  • Organizzazione di cerimonie istituzionali promosse dal Comune o che coinvolgono il Comune quale ente rappresentativo della città.

 

Per  informazioni

 Settore ORGANIZZAZIONE ISTITUZIONALE - Comune di COGOLETO

Indirizzo

VIA   RATI 66

Telefono   010 9170231

Fax   010 9170264

Responsabile/i

  Claudia Avanzini